TIETOSUOJASELOSTE
Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”seloste”) kertoo, kuinka Aurubis Finland Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja. Seloste koskee seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelyä: asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat, verkkosivuvierailijat, työnhakijat, sponsorointihakemusten tekijät sekä alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden työntekijät.
REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Aurubis Finland Oy (jäljempänä "Aurubis Finland Oy", ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Aurubis Finland Oy vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Aurubis Finland Oy
Yritystunnus: 2413477-5
Osoite: Kuparitie 5, 28330 Pori
Tietosuojavastaava:
Osoite: Kuparitie 5, 28330 Pori
Sähköposti: tietosuoja@aurubis.com
HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
Henkilötietojasi kerätään eri tavoin. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
- olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esim. asiakassuhteen aikana, tilaat uutiskirjeemme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja,
- syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä,
- olet antanut meille messujen tai muiden tapahtumien yhteydessä,
- olet antanut meille maakohtaisen myyntitilanteen yhteydessä,
- olet antanut meille rekrytointivaiheessa työhakemuksen jättämisen, työhaastattelussa tai soveltuvuustestien yhteydessä, ja
- olet antanut meille sponsorointihakemuksen yhteydessä.
- olemme saaneet henkilötietosi työnantajaltasi (alihankkijalta tai yhteistyökumppanilta), kun työnantajasi toimii yhteistyössä kanssamme.
Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme ja tuotteitamme sinulle.
Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:
- asiakkuuden perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli,
- asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilattua tuotetta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot,
- tuotteiden laadunvarmistamiseen liittyvät tiedot,
- asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset,
- työhakemuksiin liittyvät henkilötiedot, kuten nimi, yhteystiedot, ammatillinen osaaminen, koulutustiedot, palkkatoiveet, soveltuvuusarvioinnin tiedot, suosittelijan yhteystiedot ja ammatilliset korttikoulutukset ja pätevyydet,
- sponsorointihakemuksiin liitetyt henkilötiedot, kuten sponsorointihakemuksen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite,
- kotisivumme käytön yhteydessä syntyneet tiedot esim. evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset), ja
- muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET, KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
ASIAKKAAT JA POTENTIAALISET ASIAKKAAT
Käsittelyn tarkoitukset: asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen, yhteydenpito, sopimusten hallinta, laskutus sekä markkinointi.
Käsiteltävät henkilötiedot: asiakkuuden perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli; asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilattua tuotetta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot,
Käsittelyn oikeusperuste: asiakassuhteisiin ja markkinointiin liittyvän käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota palveluita, kehittää toimintaansa sekä ylläpitää ja edistää asiakassuhteita nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Sopimus on oikeusperusteena silloin, kun rekisteröity on sopimusosapuolena. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjälle kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpitovelvoitteisiin liittyen.
VERKKOSIVUVIERAILIJAT
Käsittelyn tarkoitukset: verkkosivun toiminnallisuuden ja käytettävyyden varmistaminen, käyttäjäkokemuksen parantaminen, verkkosivun käytön analysointi sekä tietoturvan varmistaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot: verkkosivun käytön yhteydessä syntyneet tiedot, kuten evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerätyt tiedot (esim. laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset).
Käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu verkkosivun toimivuuden, tietoturvan ja kehittämisen varmistamiseen sekä suostumus evästeiden käyttöön.
TYÖNHAKIJAT
Käsittelyn tarkoitukset: rekrytointiprosessin toteuttaminen, hakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi sekä yhteydenpito hakijoihin ja suosittelijoihin.
Käsiteltävät henkilötiedot: työhakemuksiin liittyvät tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, ammatillinen osaaminen, koulutustiedot, palkkatoiveet, soveltuvuusarvioinnin tiedot sekä suosittelijoiden yhteystiedot.
Käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu rekrytointiprosessin toteuttamiseen ja hakijoiden arviointiin. Oikeusperusteena on suostumus, kun säilytämme hakemusta tulevia työmahdollisuuksia varten.
SPONSOROINTIHAKEMUSTEN TEKIJÄT
Käsittelyn tarkoitukset: sponsorointihakemusten käsittely, hakemusten arviointi sekä yhteydenpito hakijoihin.
Käsiteltävät henkilötiedot: sponsorointihakemuksiin liitetyt henkilötiedot, kuten yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu sponsorointihakemusten käsittelyyn ja yhteydenpitoon.
ALIHANKKIJOIDEN JA YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN TYÖNTEKIJÄT
Käsittelyn tarkoitukset: yhteistyösuhteiden hallinta, perehdytys, pääsynhallinta järjestelmiin ja tiloihin, turvallisuuden varmistaminen sekä sopimusvelvoitteiden toteuttaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot: työnantajan toimittamat tiedot, kuten nimi, yhteystiedot, organisaatio ja tehtävänimike sekä muut yhteistyön kannalta tarpeelliset tiedot (kuten perehdytykseen ja pätevyyksiin liittyvät tiedot).
Käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu yhteistyösuhteiden toteuttamiseen ja hallintaan sekä soveltuvin osin lakisääteinen velvoite.
HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Voimme luovuttaa henkilötietoja muille Aurubis -konserniin kuuluville yrityksille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan siirtää Aurubis -konsernin yhtiöiden välillä myös sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen Aurubis -konsernin sisällä perustuu oikeutettuun etuun.
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen,
- kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä,
- mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä,
- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi, ja
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.
HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeustilanteissa voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaisesti.
EVÄSTEET
Käytämme myös evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla https://www.aurubis.com/finland/. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit hallita evästeasetuksia sivustollamme toimivat suostumustenhallintavälineen avulla, jonka voit avata sivuston alalaidan linkistä Evästeet. Sen avulla voit estää kokonaan muiden kuin välttämättömien evästeiden asettamisen ja rajoittaa muiden evästeiden käyttöä. Voit myös käyttää selaimesi evästeasetuksia evästeiden hallintaan tai poistamiseen evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen tai poistaminen kokonaan rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen ajan sekä tilauksia koskevat tiedot 6 vuotta tilauksen tekemisestä ja asiakkuussuhdetta koskevat tiedot 3 vuotta asiakkuussuhteen päättymisestä. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.
Säilytämme työnhakuun liittyviä tietoja kahden vuoden ajan tasa-arvoisen palkkauksen varmistamiseksi. Tiedot poistetaan manuaalisesti.
Säilytämme sponsorointihakemuksissa annettuja henkilötietoja hakemusten käsittelyn jälkeen enintään yhden vuoden ajan. Sponsorointisopimuksia säilytämme sopimussuhteen keston ajan sekä sen jälkeen kuusi vuotta lakisääteisten (esim. kirjanpitovelvoitteet) velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
SINUN OIKEUTESI
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen tietosuoja@aurubis.com.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
TIETOTURVA
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme https://www.aurubis.com/finland/, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.
OTA YHTEYTTÄ
Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@aurubis.com.
Päivitetty 03.09.2026